Die vier wichtigsten Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Regelmäßig kommt am Ende des Jahres die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung. Für viele stellt sie ein Ärgernis dar, denn man weiß vorher nie genau, ob und wieviel nachgezahlt werden muss. Es lohnt sich bei einer solchen Abrechnung genauer hinzuschauen. „Betriebskostenabrechnungen sind im Allgemeinen fehleranfällig, die rechtswirksame Erstellung der Abrechnung bereitet nicht selten Schwierigkeiten auch aufgrund geänderter vertraglicher oder gesetzlicher Rahmenbedingungen. Häufig führt ein Widerspruch gegen die Abrechnung zur Aufklärung ggf. vorhandener Fehler, die der Verwalter dann ohne Weiteres berichtigen kann und wird“, sagt Annett Engel-Lindner, Expertin für Immobilienverwaltung beim IVD. „Es werden nicht selten Kosten an den Mieter weitergegeben, für die er nicht aufkommen müsste.“ Mit der simplen Prüfung zum Vorjahr klärt sich meist schon viel. Sollte sich der Betrag im Jahresvergleich stark verändert haben, sollte man die der Abrechnung zugrundeliegenden Rechnungsbelege genau prüfen. Der Immobilienverband Deutschland listet nachfolgend die vier wichtigsten Fragen auf, die Sie bei der Nebenkostenabrechnung prüfen sollten.

Entspricht die Abrechnung den gesetzlichen Vorschriften?

Die Umlegung der Nebenkosten auf den Mieter muss im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sein. Nur dann ist der Mieter verpflichtet, die Betriebskosten bzw. das Abrechnungsergebnis zu zahlen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist der Mieter auch nicht verpflichtet diese zu zahlen. Außerdem muss die Abrechnung stets fristgerecht dem Mieter zugehen. Dafür hat der Vermieter zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes Zeit. Sollte die Abrechnung später kommen, ist auch hier der Mieter nicht verpflichtet, diese zu übernehmen. Auch eine genaue Beschreibung und Aufschlüsselung der einzelnen Kosten ist rechtlich klar vorgeschrieben. So ist es beispielsweise unzulässig, bestimmte Punkte einfach unter der Kategorie „Sonstige Betriebskosten“ zusammenzufassen. Beispielsweise können die „Ungezieferbeseitigungskosten“ nur dann wirksam unter dieser Kategorie abgerechnet werden, wenn diese auch regelmäßig entstehen. Die Kosten müssen auch im Einzelnen aufgelistet werden.

Befinden sich unzulässige Betriebs- und Reparaturkosten auf der Abrechnung?

Sollte die Weiterberechnung von Betriebskosten im Mietvertrag geregelt sein, muss auch hier darauf geachtet werden, dass der Mieter keine Kosten trägt, die nicht vereinbart sind oder laut gesetzlichen Bestimmungen gar nicht weiterberechnet werden dürfen. In der Regel gehören u.a. Grundsteuer, Müllbeseitigung, Straßenreinigung oder Gartenpflege zu den vereinbarten Kosten. Nicht zulässig sind hingegen Kosten für die Verwaltung oder Reparaturen, ebenso wie Bank- oder Telefongebühren vom Verwalter oder Vermieter. Dahingehend ist allgemein zu beachten, dass die Kosten für einen Hausverwalter nicht vom Mieter getragen werden müssen. Die Umlegung für Hausmeistertätigkeiten ist jedoch erlaubt. Auch unverhältnismäßige Kosten dürfen dem Mieter nicht berechnet werden. Hier gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Dazu zählen u.U. übertriebene Reinigungsmaßnahmen oder nicht benötigte Mülltonnen.

Beruht die Heizkostenabrechnung auf der richtigen Grundlage?

Die Heizkostenabrechnung ist häufig der Grund für eine hohe Nebenkostenabrechnung. „Mieter, die sich sicher sind, sparsam gelebt zu haben, sollten hier besonders genau nachprüfen, denn Heizkosten werden nicht selten falsch berechnet“, so Engel-Lindner. Der Fehler kann hier schon bei der Ablese- und Abrechnungsfirma liegen. In den allermeisten Fällen werden Heizkosten über die Fläche der Wohnung ermittelt. Allerdings müssen diese gemäß der Heizkostenverordnung nach einem speziellen Schlüssel ermittelt und berechnet werden. 50 bis 70 Prozent der Gesamtkosten müssen über den erfassten Verbrauch, die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt werden. Wichtig ist bei der Heizkostenabrechnung, dass der Vermieter bei der Berechnung der Grundkosten die korrekte Wohnungsgröße als Grundlage nimmt. Manchmal sind die Wohnungen eigentlich kleiner als angegeben. In diesen Fällen sollten auch die Nebenkosten eigentlich geringer ausfallen.

Werden Kosten für Leerstand und Gewerbeflächen weiterberechnet?

Es ist nicht unüblich, dass Vermieter die Ausgaben für leerstehende Wohnungen auf die Mieter umlegen. Da diese jedoch im Risikobereich des Vermieters liegen, müssen die übrigen Bewohner des Hauses nicht für derartige Kosten aufkommen. Sollten sich im Haus Gewerbeflächen befinden, sind die dort entstehenden Kosten separat aufzuführen, bzw. vorab aus den Allgemeinkosten abzusondern und dürfen dabei nicht den Mietern von Wohnungsflächen berechnet werden. Das gilt für erhöhten Wasser- und Energieverbrauch ebenso wie für Grundsteuern oder Versicherungskosten.

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